Het systeem wordt leidend in plaats van het proces
Veel bedrijven starten bij software. Er wordt een pakket gekozen, een implementatiepartner geselecteerd en vervolgens wordt de organisatie aangepast aan het systeem. Dat lijkt efficiënt, maar leidt vaak tot frictie.
De maakindustrie is zelden een strak, lineair proces. Er zijn:
- klantspecifieke aanpassingen
- uitzonderingen in productie
- informele werkafspraken
- afhankelijkheden tussen afdelingen
- historische werkwijzen die ooit logisch waren
Wanneer software daar geen ruimte voor biedt, ontstaan workarounds. Excel-lijsten naast het ERP. Handmatige correcties. Extra controles. Het gevolg is dat digitalisering juist méér complexiteit toevoegt.
Digitaliseren zonder procesinzicht vergroot inefficiëntie
Software kan alleen verbeteren wat al begrepen wordt. Als processen niet expliciet zijn gemaakt, wordt inefficiëntie simpelweg sneller uitgevoerd.
Ik zie vaak dat vragen als deze niet vooraf worden gesteld:
- Waar ontstaat vertraging?
- Waar wordt dubbel werk gedaan?
- Welke informatie ontbreekt op cruciale momenten?
- Welke uitzonderingen komen structureel terug?
Zonder deze analyse wordt digitalisering een technische exercitie in plaats van een strategische verbetering.
De rol van maatwerk en open source
Dat betekent niet dat standaardsoftware per definitie verkeerd is. Integendeel. In veel situaties is een bestaande oplossing een prima basis. Het probleem ontstaat wanneer er geen bewuste afweging wordt gemaakt tussen aanpassen van het proces en aanpassen van de software.
Soms is maatwerk nodig om aan te sluiten op hoe een organisatie daadwerkelijk werkt. Soms is een slimme koppeling tussen systemen voldoende. En soms is de conclusie dat een bestaande open source oplossing met beperkte configuratie al precies doet wat nodig is.
De juiste keuze ontstaat pas wanneer het proces centraal staat.
Begin bij de praktijk
Digitaliseren moet geen doel op zich zijn. Het moet bijdragen aan rust, overzicht en efficiëntie in de dagelijkse praktijk.
Dat begint niet met software, maar met vragen stellen. Begrijpen hoe het werk écht verloopt. Pas daarna volgt de technische vertaling.
Wanneer die volgorde wordt gerespecteerd, ontstaat software die ondersteunt in plaats van tegenwerkt.