Wanneer standaard software een logische keuze is
Standaard software is vaak een goede basis wanneer processen grotendeels voorspelbaar en uniform zijn. Denk aan boekhouding, eenvoudige orderverwerking of voorraadbeheer met weinig uitzonderingen. In zulke situaties kan een bestaande oplossing snel waarde leveren. De implementatie is relatief overzichtelijk en je profiteert van doorontwikkeling door de leverancier.
Het wordt interessant wanneer een organisatie nét afwijkt van het standaardmodel. Kleine uitzonderingen lijken onschuldig, maar kunnen zich opstapelen. Dan ontstaan configuraties, maatwerkmodules binnen het pakket of externe tools om gaten te dichten.
Wanneer maatwerk verstandiger is
Maatwerk wordt interessant zodra het proces leidend moet blijven. In de maakindustrie zie ik regelmatig:
- klantspecifieke productie
- uitzonderingen die structureel zijn
- afhankelijkheden tussen afdelingen
- informele werkafspraken die cruciaal zijn
Als software voortdurend aangepast moet worden om het werk mogelijk te maken, is het de vraag of het pakket nog wel de juiste basis is. Soms is het efficiënter om een gerichte maatwerkoplossing te bouwen die precies doet wat nodig is — niet meer en niet minder.
Maatwerk betekent overigens niet: alles zelf bouwen. Het kan ook gaan om een specifieke uitbreiding of een slimme applicatie naast bestaande systemen.
De kostenmythe
Een veelgehoorde aanname is dat standaard software goedkoper is dan maatwerk. Dat lijkt logisch, maar in de praktijk is het genuanceerder. De totale kosten bestaan niet alleen uit licenties of ontwikkeluren, maar ook uit:
- implementatietijd
- interne aanpassingen
- workarounds
- extra controles
- doorlopende afhankelijkheid
Als een systeem niet goed aansluit, betaalt de organisatie die mismatch elke dag opnieuw. Dan wordt “goedkoop” alsnog duur.
De rol van open source
Open source software maakt de afweging interessanter. Het biedt de stabiliteit van een bestaand platform, maar met de flexibiliteit om aan te passen waar nodig. Je zit niet vast aan één leverancier en behoudt grip op je data en doorontwikkeling.
In veel situaties is een hybride aanpak logisch: een open source basis gecombineerd met gerichte maatwerkcomponenten. Zo profiteer je van bewezen technologie zonder je processen te forceren in een mal die niet past.
Begin bij het proces
De keuze tussen maatwerk en standaard software moet nooit starten bij het pakket, maar bij het proces. Hoe verloopt het werk écht? Waar zitten uitzonderingen? Welke stappen voegen waarde toe, en welke bestaan alleen omdat “we het altijd zo doen”?
Pas wanneer dat helder is, kun je beoordelen of een bestaande oplossing past of dat een gerichte maatwerkontwikkeling verstandiger is.
Software hoort ondersteunend te zijn. Niet leidend.
Wil je sparren over welke aanpak het beste past bij jouw organisatie? Dan kijk ik graag met je mee — nuchter, zonder voorkeur voor een specifieke richting, maar met focus op wat in de praktijk werkt.